Die tekom veranstaltet zweimal jährlich Tagungen (Frühjahrs- und Jahrestagung) und ermöglicht auf diese Weise einen direkten Austausch unter Kollegen. Die tekom‑Jahrestagung hat sich mittlerweile europaweit zum größten Event in der Branche entwickelt. Sie findet in den Wiesbadener Rhein-Main-Hallen statt und lockt Besucher aus aller Welt an. Hochrangige und renommierte Referenten präsentieren die neuesten Entwicklungen in der Branche.

In den vergangenen Jahren war Marco Jänicke regelmäßig mit Vorträgen und Workshops auf den Tagungen vertreten.

tekom Jahrestagung 2007 / Vortrag "Gründung eines Büros für technische Dokumentation"

Während im Zeitalter der Industrialisierung und der Verabschiedung der Manufaktur bis heute eine Spezialisierung aller Tätigkeiten zu verzeichnen ist, zeigt sich in kleinen Büros für technische Dokumentation ein etwas anderes Bild. Zwar sind technische Redakteure wohl spezialisiert auf dem Gebiet der technischen Kommunikation, aber dieses Gebiet setzt sich wieder zusammen aus vielen Spezialisierungen mit eigenen Ausbildungen und entsprechendem Abschlüssen. Redakteure versuchen sich als Grafiker, Fotografen, Softwareentwickler, Terminologen, Linguisten, Übersetzer und vieles mehr. In größeren Büros entspricht dieses Spezialwissen im Einzelnen natürlich tatsächlich den Aufgaben einzelner Mitarbeitern.

Wie können kleine Büros für technische Dokumentation dem begegnen?

• Wenn viele Schritte beim Erstellen der Benutzerinformation in einer Hand liegen, entfallen Schnittstellenverluste.
• Fortschrittliche Technologien, wie Redaktionssysteme und 3D-Anwedungen, bei der Informationsentwicklung nicht den „Großen“ überlassen.
• Auch in kleinen Teams, schafft systematisches und strukturiertes Arbeiten auch hinter den Kulissen auf Dauer Effizienzvorteile.
• Beim Wissen auf dem Gebiet der technischen Kommunikation gibt es nur geringe Wahlmöglichkeiten, aber beim Fachgebiet (zum Beispiel Medizinprodukte oder Kraftwerksanlagen) sollte auf eigene Stärken gesetzt werden.

Grundlagen

Finanzen, Versicherung und Ausstattung

Bestenfalls kann schon mit Aufträgen in die Gründung gestartet werden. Ist dies nicht möglich, sollte ein finanzielles Polster von 9 bis 12 Monaten vorhanden sein. Vom ersten Kundenkontakt bis zum Zahlungseingang liegen oft sehr lange Zeitspannen. Um finanziellen Spielraum zu gewinnen können Förderprogramme von Bund und Ländern genauer unter die Lupe genommen werden. Dabei helfen Beratungsstellen und einschlägige Suchmaschinen im Internet sowie das Standardportal www.foerderdatenbank.de. Bei der Beschäftigung mit Fördermitteln sollte durchaus auch um die Ecke gedacht werden. So muss nicht die Förderung für das Unternehmen in Gründung zutreffen, vielleicht aber für dessen Kunden, dem mit einem Programm, zum Beispiel für den Einkauf von Dienstleitungen, die Auftragsvergabe versüßt wird.

Bezüglich privater Vorsorgeversicherungen sei zur Vorsicht geraten, um nicht in der Euphorie der Selbstständigkeit langfristige und teure Verträge abzuschließen. Für die notwendigen Versicherungen des Unternehmens bietet die tekom Beratung und angepasste Gruppenverträge.

Auch bei der Ausstattung ist Zurückhaltung angesagt. Mit einem weniger schönen Büro und etwas betagter Technik können durchaus solide Benutzerinformationen erstellt werden. Von Kreditaufnahmen, ohne konkreteste Umsatzaussicht, ist dringend abzuraten.

Kunden finden und gewinnen

Das Paradoxon der Akquise ist, dass immer, wenn sich eine Auftragslücke abzeichnet, sie ein langwieriger Prozess ist. Sollten aber gerade alle Hände voll zu tun sein, die Akquise zum Selbstläufer wird. Ganz im Workshopstil tauschen wir unsere Erfahrungen und Erwartungen zum Thema Akquise aus und wollen so von einander profitieren. Am Beispiel wird eine Möglichkeit der systematischen Kundengewinnung gezeigt.

Angebot, Auftrag, Ausführung, Abnahme, Rechnung

Der komplette Zyklus von Angebot bis Rechnung wird am Beispiel dargestellt und alle verwendeten Formulare zur Verfügung gestellt. Auf Fallstricke und wichtige Punkte der Auftragsabwicklung wird im Detail eingegangen. Die Möglichkeiten von AGB und Einzelverträgen werden gegenübergestellt. Es werden Techniken des Redaktionsalltages auf das Vertragsmanagement abgewendet, das heißt es wird ein Redaktionssystem zum Modularisieren von Vertragsinhalten angewendet.

Auftragsverwaltung

Zum Managen der Projekten und des damit verbunden Verwaltungsaufwandes wird in eine branchenspezifische Datenbank eingeführt. Mit dieser Datenbank werden Termine, Kosten, Lieferumfang, Sprachen, systematische Grafikbenennung und Beziehungen zwischen den Projekten verwaltet.

Projektverwaltung

Systematisch Arbeiten

Auch wenn der Auftragsdruck groß sein sollte, ist es schon mittelfristig sinnvoll selbst in diesen Situationen sich mit interner Systematik zu beschäftigen. Es darf nicht soweit kommen, dass man vor lauter Bäume fällen nicht zum Schärfen der Axt kommt. Einzige Ausnahme sind drohende Auftragslücken und dem damit verbundenen Aufwand zur Beschaffung von Aufträgen.

Stärkung der internen Systematik

• Beschäftigung mit der eingesetzten Software, um deren Potential auszuschöpfen.
• Schaffen von Workflows, um Routineaufgaben schneller zu erledigen.
• Dokumentieren der eigenen Arbeit, um sich nicht wiederholt mit Problem beschäftigen zu müssen.
• Systematisieren von Dateibenennung und Dateiablage.
• Hinterfragen der eigenen Arbeitsweise und dem Anwenden der daraus gezogenen Schlüsse.

 
Systematisch Arbeiten

Fazit

Im derzeitigen Marktumfeld sind die Perspektiven für Dienstleister ausgesprochen hoffnungsvoll. Voraussetzung ist, man hält dem Kosten- und Innovationsdruck stand. Wobei dem Kostendruck durch interne Effizienz und Systematik begegnet werden kann. Im Innovationsdruck ist, wenn man sich ihm stellt, eher eine Chance zu sehen sein Profil gegenüber schreibenden Konstrukteuren und Entwicklern zu stärken.

Grundsätzlich kann gesagt werden, ist für einen wirtschaftlichen Erfolg, alles Handeln dem Erzielen von Umsatz zu unterstellen. Gleich gefolgt vom Realisieren eines Gewinns. Hat das Unternehmen dann Fahrt gewonnen kann an die Schärfung des Profils gegangen werden.

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